Hợp đồng – Nơi mất thời gian nhất, nhưng lại dễ tự động hóa nhất

Đừng bất ngờ nếu bạn biết rằng các doanh nghiệp lớn thường để hơn 90% doanh thu nằm trong các hợp đồng với nhà cung cấp và khách hàng. Nhưng thật nghịch lý, việc quản lý hợp đồng lại bị đầu tư ít hơn rất nhiều so với tầm quan trọng của nó.

Hệ quả sẽ là gì?
Nhiều doanh nghiệp mất đến 9% doanh thu/năm chỉ vì không tối ưu được quy trình hợp đồng.

Vâng, chúng ta không thể loại bỏ hợp đồng khỏi quy trình kinh doanh. Nhưng có một cách thông minh hơn để xử lý nó: tự động hóa ngay từ bước tạo hợp đồng.

Tự động tạo hợp đồng là gì và vì sao nên triển khai?

Thay vì bạn hoặc nhân viên phải:

• Mở file mẫu, điền tay từng thông tin

• Gửi email cho người ký

• Lưu hợp đồng lại và cập nhật CRM

→ Giờ đây bạn có thể thiết lập quy trình này một lần duy nhất trong Make, để mọi việc sau đó đều chạy tự động.

Bạn chỉ cần:

• Một tài khoản Make 👉 Đăng ký miến phí tại đây

• Một mẫu hợp đồng soạn sẵn trên Google Docs

• Một CRM để lấy dữ liệu, như Pipedrive chẳng hạn

Chắc chỉ có vậy thôi.

Use Case: Tự động tạo hợp đồng khi nhân viên sale chốt deal

Tình huống:

– Nhân viên bán hàng vừa chốt một deal trong CRM (Pipedrive)
→ Hệ thống Make sẽ tự động tạo hợp đồng dịch vụ (SLA), điền đầy đủ thông tin
→ Lưu hợp đồng vào Google Drive
→ Cập nhật link và trạng thái vào CRM

Sau cùng, bạn có thể mở rộng để gửi hợp đồng tới khách hàng ký số, nếu muốn.

Từng bước thiết lập quy trình trên Make (theo hướng dẫn chính thức)

✅ Bước 1: Cấu hình CRM cơ bản

Bạn cần đảm bảo CRM (Vi dụ ở đây là Pipedrive) có đủ các thông tin:

• Tên deal

• Giá trị hợp đồng

• Tên và email khách hàng

• Ngày ký, thời hạn, loại dịch vụ...

Make sẽ lấy dữ liệu từ đây để đổ vào hợp đồng. Vì vậy, hãy đảm bảo nhân viên nhập liệu đầy đủ và đúng định dạng.

✅ Bước 2: Tạo Scenario và cấu hình trigger trong Make

• Trong Make, tạo một Scenario mới

• Chọn module Pipedrive CRM > Watch Deals

• Thiết lập điều kiện:

  • Status: “Won” (đã chốt)

  • Trigger when: “Object created”

Như vậy, mỗi khi có deal mới được chốt, kịch bản sẽ tự động chạy.

✅ Bước 3: Soạn mẫu hợp đồng trong Google Docs

Trên Google Drive, bạn tạo một file mẫu với các thẻ động (dynamic tags) như:

{{ name }}  
{{ date }}  
{{ service }}  
{{ initial_fee }}  

Những thẻ này sẽ được Make thay thế bằng thông tin thực tế từ CRM.

Mẫu này có thể là hợp đồng dịch vụ (SLA), hợp đồng thuê ngoài, hay bất kỳ loại nào bạn thường dùng.

✅ Bước 4: Tạo tài liệu hợp đồng tự động trong Make

• Thêm module Google Docs > Create Document from Template

• Chọn mẫu hợp đồng vừa tạo

• Make sẽ tự nhận diện các thẻ động và yêu cầu bạn map dữ liệu từ CRM tương ứng

Ví dụ:

• {{ name }} → tên khách hàng từ deal

• {{ service }} → dịch vụ đã chọn trong deal

• {{ initial_fee }} → giá trị hợp đồng hoặc phí khởi tạo

Đây là bước quan trọng để đảm bảo hợp đồng được tạo đúng.

✅ Bước 5: Lưu hợp đồng vào thư mục chỉ định

Bạn có thể cấu hình thư mục lưu trên Google Drive. Ví dụ:

• Hợp đồng dịch vụ → thư mục SLA 2025

• Hợp đồng nhân sự → thư mục HR Contracts

Ngoài ra, nên đặt tên file động, ví dụ: HĐ_{{name}}_{{date}}.docx để dễ tra cứu.

✅ Bước 6: Cập nhật thông tin hợp đồng trở lại CRM

Để theo dõi dễ hơn, bạn tạo thêm một số trường dữ liệu tuỳ chỉnh trong Pipedrive, như:

• Link hợp đồng

• Document ID

• Trạng thái hợp đồng (Pending / Signed)

Sau đó:

• Thêm module Pipedrive CRM > Update a Deal

• Dùng Deal ID để xác định đúng deal

• Điền các trường vừa tạo bằng dữ liệu từ file hợp đồng đã lưu

🎯 Kết quả sau khi thiết lập

Khi một deal được chốt:

1. Make tạo hợp đồng từ Google Docs

2. Điền đúng nội dung từ dữ liệu CRM

3. Lưu file vào đúng thư mục

4. Gắn link vào CRM

5. (Tuỳ chọn) gửi hợp đồng đi ký qua DocuSign / PandaDoc

Nhân viên chỉ cần kiểm tra lại – hoặc thậm chí không cần đụng tay.

📌 Mở rộng: Gửi hợp đồng ký tự động & theo dõi tiến độ

Bạn có thể tích hợp thêm các dịch vụ ký điện tử như:

• DocuSign

• eSignatures.io

• PandaDoc

Khi tài liệu được ký, trạng thái hợp đồng trong CRM sẽ tự chuyển thành "Signed". Make cũng có thể gửi thông báo cho bạn qua Gmail, Slack hoặc Telegram.

🔧 Các ứng dụng Make hỗ trợ trong quy trình hợp đồng

• CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive

• Tài liệu: Google Docs, Microsoft Word

• Ký số: DocuSign, PandaDoc, eSignatures.io

• Lưu trữ: Google Drive, Dropbox

• Giao tiếp: Gmail, Slack, Telegram

• Biểu mẫu: Typeform, Google Forms

• Dữ liệu: Google Sheets, Airtable

⚙️ Một số template nổi bật để bạn bắt đầu nhanh hơn

• Tạo hợp đồng tự động từ HubSpot → Gửi ký PandaDoc → Lưu Dropbox

• Hợp đồng nhân sự từ Google Form → Tạo hợp đồng → Gửi DocuSign

• Chốt deal trong Pipedrive → Tạo hợp đồng → Gửi Slack + Email

• Typeform thu dữ liệu → Soạn hợp đồng → Lưu Drive + gửi email tự động

Bạn có thể chỉnh sửa các mẫu này để phù hợp quy trình riêng 👉 Đăng ký sử dụng miến phí Make

🧭 Lời kết: Bắt đầu từ một thay đổi nhỏ, tạo ra khác biệt lớn

Không cần hệ thống ERP đồ sộ. Không cần kỹ năng lập trình.

Chỉ với Make, Google Docs và CRM bạn đang dùng, bạn hoàn toàn có thể tự động hóa toàn bộ quy trình tạo hợp đồng – từ A đến Z.

Hãy bắt đầu từ một hợp đồng. Sau đó là cả hệ thống. Và cuối cùng, bạn sẽ thấy thời gian làm việc tay chân giảm xuống, còn sự chuyên nghiệp thì tăng lên đáng kể.