Bạn đang mất bao nhiêu giờ mỗi tuần để làm những việc lặp đi lặp lại?

Từ ghi nhận chi phí, tổng hợp lương, gửi hóa đơn, nhắc khách hàng thanh toán… mọi thứ đều quan trọng – nhưng cũng đều tốn thời gian. Đôi khi, chỉ vì một khâu thủ công bị quên mà cả dòng tiền chậm trễ. Và nếu bạn đang nghĩ: “Làm thế nào để giải quyết hết tất cả mà không cần thuê thêm người?”, thì Make là một hướng đi đáng cân nhắc.

Không phải là phần mềm kế toán, cũng không phải công cụ thay thế ERP, Make là nền tảng giúp bạn kết nối các hệ thống sẵn có và tự động hóa quy trình tài chính – theo cách linh hoạt, không đòi hỏi bạn phải biết lập trình.

1. Tổng quan: Tự động hóa tài chính là gì, và vì sao nên bắt đầu?

Tự động hóa tài chính: Giảm thao tác – Tăng minh bạch

Thay vì làm mọi thứ thủ công, doanh nghiệp hiện đại nên để hệ thống xử lý các công việc tài chính lặp lại – từ chi phí nội bộ, tính lương, cho đến hóa đơn khách hàng. Với Make, bạn có thể:

• Kết nối các ứng dụng đang dùng như Google Sheets, phần mềm kế toán, ngân hàng, Slack...

• Tạo luồng xử lý tự động với các hành động rõ ràng: “Khi có hóa đơn mới → Gửi email → Ghi vào bảng kế toán”

• Thiết lập điều kiện phê duyệt, cảnh báo khi vượt ngân sách hoặc sai sót

Tất cả được thực hiện chỉ bằng thao tác kéo – thả đơn giản.

Vậy doanh nghiệp được lợi gì từ việc này?

Không phải mọi thứ đều thay đổi ngay trong ngày một ngày hai. Nhưng rõ ràng:

• Bạn giảm được hàng giờ làm việc thủ công mỗi tuần

• Ít xảy ra sai sót, vì không còn nhập nhầm, gửi nhầm

• Dữ liệu được cập nhật liên tục, giúp bạn ra quyết định chính xác hơn

• Nhân sự có thời gian tập trung vào việc phân tích, thay vì gỡ lỗi

Nói cách khác, tự động hóa không làm thay bạn mọi việc – nhưng giúp bạn giải phóng sức lực khỏi những việc không cần thiết phải làm bằng tay.

2. Use Case 1: Quản lý chi phí – Không còn đau đầu vì hoàn ứng và hóa đơn nội bộ

Câu chuyện quen thuộc

Mỗi tháng, phòng kế toán nhận hàng chục email yêu cầu hoàn ứng. Người gửi đính kèm ảnh hóa đơn, nội dung đôi khi thiếu thông tin. Người phê duyệt phải check từng khoản. Người ghi sổ phải nhập tay vào bảng tính. Sai một con số, lặp lại quy trình từ đầu.

Giải pháp với Make

Với Make, bạn có thể:

• Thu thập yêu cầu hoàn ứng từ form Google hoặc email

• Tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn bằng OCR

• Gửi thông tin đến người duyệt trên Slack hoặc Email

• Khi được duyệt, Make ghi dữ liệu chi phí vào phần mềm kế toán như Xero hoặc Google Sheets

• Nếu vượt ngân sách, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo

Template sẵn có:

• Tự động trích xuất thông tin chi phí từ email và đưa vào Google Sheets

• Gửi yêu cầu phê duyệt chi phí đến quản lý và cập nhật trạng thái theo thời gian thực

• Đồng bộ chi phí đã duyệt vào hệ thống kế toán và tạo cảnh báo nếu vượt hạn mức

Kết quả là gì?

Bạn không còn phải rà từng dòng, nhập từng số. Mọi thứ đều được ghi nhận đúng chỗ, đúng người, đúng thời điểm. Và ngân sách cũng vì thế mà dễ kiểm soát hơn.

3. Use Case 2: Trả lương – Đúng hạn, đúng số, không rối rắm

Khó khăn phổ biến

Tính lương chưa bao giờ là chuyện nhẹ nhàng. Có nơi chấm công trên Google Sheets, nơi khác dùng máy quét. Kế toán tổng hợp lại, cộng trừ khấu trừ, nhập liệu, gửi bảng lương. Sai một dấu phẩy thôi là cũng đủ rối.

Giải pháp với Make

Thay vì làm tay từng bước, Make cho phép bạn:

• Tổng hợp giờ công từ Google Sheets hoặc hệ thống HR

• Áp dụng công thức lương, khấu trừ, bảo hiểm

• Tạo phiếu lương và gửi email cho từng nhân viên

• Tích hợp với Revolut hoặc ngân hàng để thực hiện chuyển khoản hàng loạt

Template sẵn có:

• Tổng hợp bảng công → Tính lương → Gửi phiếu lương (file PDF) tự động

• Tự động gửi báo cáo tổng hợp lương tháng qua Email

• Kết nối với API ngân hàng để nạp lương theo batch định kỳ

Hiệu quả mang lại

Không cần 3 người xử lý trong 2 ngày. Một người, một lần thiết lập workflow – và bạn có thể trả lương đúng giờ, đúng số, với độ chính xác gần như tuyệt đối.

4. Use Case 3: Hóa đơn và thanh toán – Chủ động hơn với dòng tiền

Tình huống thường gặp

Bạn bán dịch vụ định kỳ, nhưng mỗi tháng lại phải tạo hóa đơn thủ công. Có lúc quên gửi, lúc gửi rồi lại không nhắc khách thanh toán. Đến khi phát hiện, đã chậm hơn cả tuần.

Make giúp gì?

• Tạo hóa đơn tự động khi có đơn hàng mới (từ CRM, Shopify, Notion...)

• Gửi email cho khách hàng kèm link thanh toán

• Theo dõi trạng thái thanh toán và tự động gửi nhắc nếu đến hạn

• Lập hóa đơn định kỳ (tháng/quý) và gửi hoàn toàn tự động

Template sẵn có:

• Tạo hóa đơn trong Xero khi có đơn mới từ Shopify hoặc hệ thống nội bộ

• Nhắc khách thanh toán nếu hóa đơn quá hạn 7 ngày

• Tự động gửi hóa đơn định kỳ và lưu lại bản PDF vào Google Drive

Điểm tích cực rõ ràng

Bạn không còn phụ thuộc vào trí nhớ. Dòng tiền vào được lên kế hoạch rõ ràng. Khách hàng cũng được chăm sóc bài bản hơn.

5. Lời kết: Đừng đợi hệ thống hoàn hảo, hãy bắt đầu từ một quy trình nhỏ

Tự động hóa tài chính không cần bắt đầu bằng thay đổi toàn hệ thống. Chỉ cần chọn một khâu đang làm bạn mất nhiều thời gian – như hoàn ứng, tính lương hay gửi hóa đơn – và thiết lập quy trình đầu tiên với Make.

Quan trọng hơn cả là: bạn làm chủ hệ thống, không phụ thuộc vào lập trình viên, không bị trói bởi phần mềm khép kín.

Hãy bắt đầu từ nhỏ. Và để Make giúp bạn phát triển dần một hệ thống tài chính minh bạch, hiệu quả, dễ mở rộng.

Dữ liệu chính xác, kịp thời, thông suốt – chính là nền tảng để mọi quyết định trong doanh nghiệp được đưa ra tự tin hơn.