Tự động hóa không còn là lựa chọn, mà đang trở thành kỹ năng thiết yếu
Bạn có từng lặp đi lặp lại cùng một thao tác: sao chép dữ liệu từ email sang bảng tính, forward email khách hàng cho nhóm hỗ trợ, hay tạo task mỗi khi ai đó gửi form?
Những công việc đó tuy nhỏ, nhưng mỗi ngày lại chiếm không ít thời gian. Và nếu gộp lại trong một tuần, một tháng – bạn sẽ thấy mình đang dành hàng chục giờ cho những việc có thể… không cần làm.
Đó là lúc tự động hóa lên tiếng. Và trong số rất nhiều công cụ hiện nay, Make (trước đây là Integromat) là một cái tên đáng để bạn bắt đầu.
Chỉ cần đăng ký tài khoản miễn phí. Không yêu cầu thẻ tín dụng 👉 Đăng ký miễn phí Make
Vì sao Make là công cụ nên thử nếu bạn muốn bắt đầu tự động hóa?
Khác với các nền tảng đòi hỏi kỹ năng lập trình, Make cho phép bạn kéo-thả các bước xử lý, kết nối hàng trăm ứng dụng phổ biến như Gmail, Google Sheets, Slack, Notion, Shopify... và xây dựng quy trình làm việc tự động chỉ trong vài phút.
Điểm mạnh lớn nhất của Make nằm ở sự linh hoạt và kiểm soát. Bạn không chỉ kết nối đơn giản, mà còn có thể thêm điều kiện logic, lặp vòng, xử lý dữ liệu trước khi gửi đi. Và tất cả điều đó vẫn trong giao diện không cần code.
Dưới đây là danh sách 50 tác vụ phổ biến bạn có thể tự động hóa với Make, chia theo từng nhóm tình huống và ứng dụng cụ thể. Nhưng trước khi bắt đầu, Hãy đăng ký tài khoản miễn phí, Không yêu cầu thẻ tín dụng 👉 Đăng ký miễn phí Make
Tự động hóa email – từ lọc thư đến gửi thông báo
1. Tự động chuyển tiếp email chứa từ khóa đến địa chỉ khác
Bạn có thường xuyên phải chuyển tiếp email cho người khác không? Việc này khá phổ biến, cả trong công việc lẫn đời sống cá nhân – và cũng khá tốn thời gian. Với Make, bạn có thể tự động hóa thao tác này: nếu email chứa một từ khóa cụ thể trong tiêu đề hoặc nội dung, hệ thống sẽ tự động chuyển tiếp đến địa chỉ bạn chỉ định. Đơn giản và tiện lợi.
2. Lưu email mới vào Google Sheets
Việc lưu địa chỉ email vào bảng Google Sheets là cách tốt để bắt đầu xây dựng danh sách dữ liệu. Những địa chỉ này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích như tạo tệp khách hàng cho quảng cáo, gửi bản tin hoặc khởi động chiến dịch email marketing.
3. Gắn nhãn 'khách hàng' cho email đến
Không phải ai cũng dùng CRM để theo dõi khách hàng, nhiều người vẫn dùng Gmail. Nhưng khi số lượng khách hàng tăng lên, việc lọc email trở nên khó khăn. Tự động gắn nhãn 'client' cho những email có địa chỉ trùng với danh sách khách hàng trong Google Sheets sẽ giúp bạn phân loại dễ dàng hơn.
4. Gửi email khi có người điền Google Form
Google Form là công cụ tuyệt vời, nhưng nhiều người vẫn chuyển tiếp thông tin từ form một cách thủ công. Với Make, bạn có thể tự động gửi email mỗi khi có người hoàn thành và gửi biểu mẫu – rất tiện để thông báo hoặc bắt đầu quy trình tiếp theo.
5. Gửi email chào mừng khi có người đăng ký Mailchimp mới
Nếu bạn dùng Mailchimp để quản lý danh sách email, việc gửi lời chào mừng ngay khi có người đăng ký mới là cách hay để xây dựng mối quan hệ. Make giúp bạn tự động gửi email chào mừng theo nội dung bạn soạn sẵn mà không cần làm thủ công.
6. Gửi tin nhắn Slack khi có email mới thỏa điều kiện
Email là công cụ quan trọng nhưng đôi khi gây xao nhãng. Giải pháp là đưa thông báo cần thiết lên Slack – nơi bạn làm việc mỗi ngày. Bạn có thể chọn lọc email theo tiêu chí như người gửi, tiêu đề… rồi đẩy vào Slack theo kênh bạn muốn.
Tự động hóa E-commerce – xử lý đơn hàng, lưu trữ, gửi marketing
7. Ghi đơn hàng WooCommerce vào Google Sheets
Tự động lưu đơn hàng giúp bạn không bị lỡ thông tin và có thể phân tích nhanh theo thời gian thực.
8. Ghi đơn hàng Shopify vào Google Sheets
Tương tự WooCommerce, nhưng dành cho người dùng Shopify. Mỗi đơn hàng mới sẽ được ghi vào Google Sheets để tiện theo dõi.
9. Thêm khách hàng Stripe vào danh sách Mailchimp
Khi có khách hàng mới thanh toán qua Stripe, Make sẽ tự động thêm địa chỉ email của họ vào danh sách bạn chọn trong Mailchimp.
10. Thêm khách hàng Shopify vào Mailchimp
Nếu bạn dùng Shopify và Mailchimp song song, Make sẽ giúp bạn tự động đồng bộ danh sách khách hàng mới vào hệ thống email marketing.
11. Gửi dữ liệu mua hàng Shopify lên Facebook Conversions API
Dữ liệu này giúp bạn tạo nhóm đối tượng tùy chỉnh và tối ưu quảng cáo Facebook hiệu quả hơn.
12. Tạo hóa đơn trong QuickBooks từ đơn hàng Shopify
Mỗi khi có đơn hàng, hóa đơn sẽ được tạo tự động trong QuickBooks – giúp bạn không cần nhập tay.
13. Thêm đơn hàng WooCommerce vào Xero
Tương tự như trên nhưng dành cho người dùng phần mềm kế toán Xero.
14. Thêm khách hàng WooCommerce vào Mailchimp
Tự động đưa thông tin khách hàng mới vào danh sách Mailchimp để bạn có thể gửi email chăm sóc dễ dàng hơn.
15. Lưu hóa đơn mới từ QuickBooks vào Google Sheets
Giúp bạn sao lưu dữ liệu bán hàng ở nơi dễ xem, dễ chia sẻ.
CRM & quản lý khách hàng
16. Ghi deal mới từ Pipedrive vào Google Sheets
Giúp bạn có bản sao thông tin deal để chia sẻ với nhóm hoặc tạo báo cáo tùy chỉnh.
17. Thêm contact mới từ HubSpot vào Google Contacts
Đồng bộ danh bạ Google để tiện liên lạc, đặc biệt với những ai thường xuyên dùng Gmail và điện thoại Android.
18. Tạo khách hàng mới trong QuickBooks từ tài khoản Salesforce
Tự động chuyển đổi dữ liệu giữa hệ thống bán hàng và kế toán – giúp tiết kiệm thời gian và giảm lỗi thủ công.
19. Tạo lead trong Freshsales từ dòng mới trong Google Sheets
Khi bạn thu thập lead từ biểu mẫu, website, hoặc chatbot và lưu vào Google Sheets, Make sẽ tự động đưa vào CRM Freshsales.
20. Tạo deal mới trong Zoho CRM từ đơn hàng PrestaShop
Nếu bạn bán hàng bằng PrestaShop và dùng Zoho CRM để quản lý khách hàng, đây là cách kết nối dữ liệu đơn giản và hiệu quả.
21. Cập nhật trạng thái khách hàng HubSpot dựa vào trạng thái đăng ký Mailchimp
Giúp đảm bảo dữ liệu luôn đồng nhất giữa các hệ thống, đặc biệt khi có người unsubscribe.
Lịch & Nhắc nhở – Google Calendar trở nên thông minh hơn
22. Gửi thông báo sự kiện ngày mai từ Google Calendar lên Slack
Nhắc nhở nhóm kịp thời về các cuộc họp, hạn chót hay sự kiện quan trọng.
23. Gửi email mỗi khi có sự kiện mới trong Google Calendar
Giữ cho các thành viên (hoặc khách hàng) được cập nhật kịp thời mà không cần thao tác thủ công.
24. Đăng sự kiện Google Calendar lên Telegram
Hữu ích nếu bạn dùng Telegram làm kênh thông tin chính cho nhóm hoặc cộng đồng.
25. Tạo sự kiện mới trong Google Calendar khi có thẻ mới trong Trello
Biến nhiệm vụ trong Trello thành sự kiện để bạn dễ quản lý thời gian.
File & Cloud – lưu trữ thông minh, sao lưu tự động
26. Lưu tệp đính kèm email vào Google Drive
Tự động lưu file quan trọng để không bị thất lạc và dễ tra cứu về sau.
27. Sao lưu ảnh từ Google Photos sang Dropbox
Giữ bản sao phòng khi Google Photos đầy hoặc có thay đổi chính sách.
28. Chia sẻ file Dropbox lên Slack khi có file mới
Giúp team cộng tác hiệu quả hơn mà không cần gửi thủ công từng file.
29. Upload file âm thanh từ Google Drive lên SoundCloud (Podcast)
Nếu bạn sản xuất podcast và lưu file trong Drive, đây là cách đăng nhanh chóng.
30. Lưu ghi chú Evernote vào OneDrive
Tập trung toàn bộ tài liệu ở một nơi – giúp việc tổ chức và tìm kiếm dễ dàng hơn.
31. Lưu ảnh từ Telegram channel vào OneDrive
Phù hợp với nhóm Telegram hay chia sẻ ảnh công việc, ý tưởng, sản phẩm...
32. Upload tệp đính kèm email lên máy chủ FTP/SFTP
Tự động hóa thao tác kỹ thuật giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi ngày.
Social Media – quản lý mạng xã hội dễ thở hơn
33. Chuyển tweet mới thành bài đăng Facebook Page
Giúp bạn tiết kiệm công sức khi muốn chia sẻ nội dung lên nhiều nền tảng.
34. Đăng tweet lên Discord
Kết nối giữa tài khoản Twitter và cộng đồng Discord của bạn.
35. Chuyển tweet mới thành bài đăng LinkedIn
Tăng khả năng lan tỏa nội dung cho người dùng chuyên nghiệp.
36. Chia sẻ clip Twitch mới lên Discord
Hữu ích cho các streamer muốn thông báo ngay khi có nội dung mới.
37. Tự động đăng ảnh từ Google Photos lên Facebook Page
Phù hợp với nhiếp ảnh gia, nhà thiết kế hoặc shop có thư viện ảnh cần chia sẻ.
38. Chuyển bài đăng từ fanpage A sang fanpage B
Tiện lợi nếu bạn quản lý nhiều trang cùng ngành hoặc khu vực.
39. Gửi ảnh từ Instagram lên Slack
Giúp nhóm làm nội dung dễ theo dõi các bài đăng đang lên.
40. Đăng bản tin thời tiết lên Facebook Page
Thích hợp với các page địa phương, nông nghiệp, du lịch hoặc radio.
41. Lưu tất cả bài đăng từ Facebook Page vào Google Sheets
Sao lưu bài đăng để phân tích, kiểm tra nội dung, hoặc làm báo cáo.
Phân tích & dữ liệu – đưa báo cáo về nơi bạn cần
42. Gửi báo cáo Google Analytics hàng ngày lên Slack
Cập nhật nhanh hiệu quả website mà không cần đăng nhập Analytics mỗi ngày.
43. Lưu thống kê Alexa về traffic website vào Google Sheets hàng tháng
Giúp theo dõi tăng trưởng và lập kế hoạch dài hạn cho các trang web.
Hóa đơn & thanh toán
44. Tạo hóa đơn Invoice Ninja từ đơn hàng WooCommerce
Giảm thao tác kế toán – tăng tốc quy trình xử lý đơn hàng.
45. Lưu hóa đơn QuickBooks vào Google Sheets
Sao lưu toàn bộ thông tin hóa đơn để phân tích hoặc chia sẻ với nhóm.
46. Ghi dữ liệu giao dịch Stripe vào Google Sheets
Theo dõi doanh thu, tình trạng thanh toán hoặc xuất file báo cáo nhanh chóng.
Forms & khảo sát – từ phản hồi đến hành động
47. Gửi tin nhắn Slack khi có người trả lời Google Form
Thông báo tức thời để bạn không bỏ lỡ bất kỳ phản hồi nào.
48. Tạo task trong ClickUp từ câu trả lời Google Form
Biến phản hồi thành hành động – ví dụ tạo công việc cho team xử lý ngay.
49. Lưu câu trả lời Typeform vào Google Sheets
Lưu trữ dễ dàng để phân tích hoặc lọc dữ liệu theo tiêu chí.
50. Tự động gửi email hoặc tin nhắn dựa theo nội dung câu trả lời Form
Tùy biến phản hồi theo từng người trả lời – tăng trải nghiệm khách hàng.
Lời kết: Tự động hóa là một kỹ năng đáng học hơn bao giờ hết
Tự động hóa không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian – mà còn mở ra cách nghĩ mới về công việc. Một quy trình đơn giản nhưng được sắp xếp lại bằng công cụ như Make có thể mang lại hiệu quả gấp nhiều lần.
Bạn không cần giỏi kỹ thuật. Chỉ cần bắt đầu từ một tác vụ nhỏ, quen thuộc – như forward email hay lưu đơn hàng. Dần dần, bạn sẽ học cách xây dựng hệ thống giúp công việc trôi chảy hơn mà không cần can thiệp quá nhiều.
Make chính là công cụ phù hợp để bạn bắt đầu hành trình ấy. Chỉ cần đăng ký tài khoản miễn phí. Không yêu cầu thẻ tín dụng 👉 Đăng ký miễn phí Make